Arrangementer i litteraturhusbibliotekene høsten 2016

Litteraturhusbibliotekene i Vestfold er i full gang med høstens programmer. Bokkafeene i litteraturhusbibliotekene er i sving igjen,  og i september er det nyere islandsk litteratur som skal presenteres med bibliotekarer fra Larvik i spissen.

 

island

 

Oversikt over programmene i litteraturhusbibliotekene:

Horten

Larvik

Sandefjord

Tønsberg og Nøtterøy

LHB

 

 

 

Publisert i Arrangementer | Legg igjen en kommentar

Kontaktinformasjon for prosjekt Litteraturhus Vestfold

Dersom det ønskes mer informasjon om prosjektet Litteraturhus Vestfold, som ble avsluttet i 2015, kan det tas kontakt med rådgiver ved Vestfold fylkesbibliotek, Aase Wivestad. Hun var prosjektleder i perioden 2014 og 2015.

Kontaktinformasjon:

Mobil:    +47 95 94 75 25

E-post: aasew1@vfk.no

 

Prosjektgruppa i arbeid

Møte i prosjektgruppa for Litteraturhus Vestfold. Fra venstre: lokal prosjektleder i Larvik Benedikte D. Gjone, prosjektleder Aase Wivestad, lokal prosjektleder i Tønsberg/Nøtterøy Aslak Larsen og lokal prosjektleder i Horten Jan-Egil Holter-Wilhelmsen. Lokal prosjektleder i Sandefjord, Kirsten Muhle, tok bildet.

Publisert i Uncategorized | Legg igjen en kommentar

Nye tall for Larvik bibliotek for 2015

Ved en glipp har det blitt publisert statistikk som ikke er korrekt for Larvik bibliotek for 2015. Det korrekte er at publikumsbesøket har hatt en god stigning for Larvik bibliotek. Publikumstallene for 2015 er basert på rådata som er levert til Nasjonalbiblioteket. I 2015 var det totalt 3 143 frammøtte på arrangementene i Larvik, og ikke 1 612 som tidligere publisert.

Konklusjonen for Litteraturhus Vestfold om at antall arrangementer har steget gjennom hele prosjektperioden, samt at det har vært stigning i antall frammøtte mot slutten av prosjektet stemmer fortsatt for litteraturhusbibliotekene totalt sett.

 

ANTALL FRAMMØTTE I LITTERATURHUSBIBLIOTEKENE PÅ ARRANGEMENTER

Frammøttepr28.6

Publisert i Arrangementer, Statistikk | Legg igjen en kommentar

Hvordan bli en dyktig arrangør?

Som et resultat underveis i prosjektet, utga Vestfold fylkesbibliotek en arrangementshåndbok i 2015 ført i pennen av rådgiver Steinar Engeland. Mye av metoden for arrangementer er basert på erfaringer fra arrangementer i litteraturhusbibliotekene.

Boka er fortsatt i salg ved Vestfold fylkesbibliotek, for kr 100.

Arr.håndbok

Håndboka gir nyttige tips omkring arrangementer i bibliotekene – og fungerer som en slags «to do-list».

Her er en oversikt over bokas innhold:

1. Litteraturarrangementer

1.1 Programlederen

1.2 Forlag

1.3 Velge forfatter/litterært tema

2. Debattarrangementer

2.1 Å være en nøytral arena

2.2 Finne tidspunkt

2.3 Velge tema for debatt

2.4 Invitere aktører til debatt

2.5 Programleder

3. Praktisk og teknisk gjennomføring

3.1 Arbeidsfordeling

3.2 Panelets plassering

3.3 Lokaler

3.4 Lyd

3.5 Lys

3.6 Projektor og lerret

3.7 Sitteplasser

3.8 Rigging

3.9 Musikk og andre sceniske innslag

4. Servering

4.1 Boller og kaffe e.l.

4.2 Alkohol

5. Eksterne samarbeidspartnere

5.1 Lokalavisen

5.2 Politiske partier

5.3 Foreninger og lag

6. Økonomi

6.1 Kostnader

6.2 Ulike støtteordninger

7. Markedsføring

7.1 I forkant

7.2. Under arrangementet

7.2.1 Digitale tjenester under arrangementet

7.3 Etter arrangementet

8. Etterarbeid og evaluering

8.4.1 Etterarbeid

8.4.2 Evaluering

8.4.3 Publikumsevaluering

8.4.4 Egen evaluering

9.  (Gjelder ulike merkevarer i bibliotekene i Vestfold)

10. Sjekklister for arrangementer i biblioteket

10.1 Forberedelser

10.2 Markedsføring

10.2.1 Egne kanaler

10.2.2 Fortjente kanaler

10.2.3 Kjøpte kanaler

10.2.4 Gjennomføring av arrangementet

10.2.5 Etterarbeid

horten13

Arrangement i Horten

 

 

Publisert i Arrangementer | Legg igjen en kommentar

Prosjekt Litteraturhus Vestfold – deling av erfaringer og kunnskap

Print

Vårt prosjekt ble avsluttet med en døgnsamling for styringsgruppa, prosjektgruppa og ressurspersoner.

Samlingen startet med visning av styringsgruppas presentasjon av Litteraturhus Vestfold på prosjektets nordiske konferanse i Tønsberg mars 2015.  https://www.youtube.com/watch?v=xBSBI_ixv1w&app=desktop

Det times lange innslaget ga god grobunn for å drøfte erfaringer og ny kunnskap som er relatert til prosjektet.

Serviett emblem hjørne

Bildet viser emblemet til Litteraturhusbibliotekene, logoen er utformet midt i emblemet. Emblemet er brukt på Litteraturhusbibliotekenes pappkrus, servietter og som et grafisk stempel på trykksaker o.l.

Å sette dagsorden – og være en attraktiv og aktuell debattarena – mål og resultatvurdering.

Merkevarebygging – hva startet vi med – hvor endte vi? Profil og –elementer (inkludert programhefte)

Våren 2013 var styringsgruppa og prosjektleder i møte med kommunikasjonsbyrået Allegro i Horten.

Byrået hadde utarbeidet en stor presentasjon om litteraturhus og om elementene som burde være en del av konseptet. Det ble bl.a lagt vekt på det urbane publikum etter innspill fra prosjektledelsen .
Et viktig spørsmål å stille seg var hva et litteraturhus er som et bibliotek ikke er? Dette skulle prege merkevarebyggingen rundt prosjektet.

I september 2013 ble det en felles dag for åpning av de fire litteraturhusbibliotekene. En felles prolog om bibliotekets rolle og betydning som var skrevet av Gro Dahle ble fremført i alle bibliotekene samtidig. Prologen finnes her: https://litteraturhusvestfold.wordpress.com/2016/03/21/gro-dahles-prolog-til-apningen-av-litteraturhus-vestfold/

Deling av erfaringer i litteraturhusbibliotekene

Larvik: Strevde i begynnelsen av prosjektet med det urbane aspektet og med spissing av målgrupper. Det opplevdes som rart at barnearrangementene ikke skulle med i prosjektet til å begynne med. Designprofil, spesielt utvendig profilering var vellykket. Det samme gjelder felles katalog/programhefte.

Biblioteket synes og høres på en helt annen måte enn tidligere, og har fått et fornyet samfunnsoppdrag. Profilen fungerer, og skaper et trendy inntrykk. Til tross for et annerledes uttrykk beholder også biblioteket sine gamle og trofaste brukere. Brukerne gir uttrykk for at biblioteket oppleves som mer spennende og gir dem velvære.

Horten: Har brukt kopper med prosjektets emblem mye, servietter lite, logo har blitt brukt flittig i markedsføring, på huset og utad. Profilelementet på vinduet gjorde en tydelig forskjell når det gjaldt bibliotekets tydelighet. Det gjorde en forskjell både for personalet og brukere når det gjaldt forventning til bibliotekets innhold. Tydelige mål og profilering har gjort biblioteksjefens jobb med å informere politikerne betraktelig enklere. Begrepet litteraturhusbibliotek er det mest vellykkede med prosjektet. Litteraturhusbibliotek som merkevare har gjenskapt og revitalisert bibliotekenes nye rolle i forhold til ny biblioteklov.

Tønsberg: har brukt Håvard Legreid fra Bergen offentlige bibliotek til hjelp med å bygge en merkevare, samt aktivisere profilelementene for litteraturhusbibliotek. Allegro utarbeidet en strategisk visuell merkevarearkitektur, som bygget på konseptet litteraturhus i bibliotek.

 

Kompetanseutvikling – programmering, arrangørkompetanse, vertskapsrolle, teknisk kompetanse – mål og resultat

 

Aslak Sira Myhre ble prosjektets mentor da han var på dagsamling i Vestfold i februar 2013. Han ga oss som skulle jobbe med litteraturhusbibliotekene mange nyttige og gode tips, og han fikk oss til å bli bevisste på at arrangementer er et eget fag.

Vi har hatt egne arrangementskurs og studieturer i prosjektperioden, i henhold til oppsatt Prosjektplan. Mye av denne kompetansen er uttrykt og dokumentert i bloggen til Litteraturhus Vestfold.

Vi har lært oss å programmere tidligere enn før, og vi får stadig flere kanaler i forhold til markedsføring. Det er viktig at vi har rom for aktuelle arrangementer. Månedskataloger praktiseres i enkelte av bibliotekene. Dialogmøter hvor innbyggerne er invitert til å ytre seg har vært mer nyttig og vellykket enn debattmøter. Biblioteket er en interessant arena for meningsutvekslinger, og biblioteksjefen har en slags redaktørrolle. Bibliotekene har også lært seg å samarbeide med amatørarrangører, noe som kan være krevende til tider.

Prosjektet skapte en ny organisasjonsutvikling i de 4 litteraturhusbibliotekene, med omfordeling av personalressurser for å kunne oppnå målet om nye, flere og attraktive arrangementer i bibliotekene. Det har vært en stor satsing på personalet for å imøtekomme biblioteklovens nye formålsparagraf og for å få til en suksessfaktor med hele prosjekt Litteraturhus Vestfold. Vestfold fylkesbibliotek som prosjekteier har også brukt personalressurser i prosjektet, ikke minst ved å utvide prosjektlederstillingen fra 20 % til 50 % de siste årene.

Det ble etablert et godt fellesskap for litteraturhusbibliotekene i prosjektperioden. Jevnlige møter ga mye rom for diskusjoner og utveksling av erfaringer. Sammen har man forsøkt å bli profesjonelle arrangører i bibliotekene. Markedsføringen har blitt mer helhetlig, noe som må fortsette etter at prosjektperioden er over. Tekstene som ble laget i programheftene ble gjenbrukt mye, blant annet i pressemeldinger.

10933979_906483986050427_5617318869928104143_n

 

Teknisk kompetanse blant bibliotekpersonalet har blitt mye bedre. Det legges opp til å ha basiskunnskap i forhold til service og vertsskapsrolle , ofte via intern kursing. Alle kan ikke ta rollene på scenen som programledere osv , men heller bidra med rigging og sjauing. Enkelte i litteraturhusbibliotekene har fått erfaringer med å lede et arrangement, men det trengs fortsatt en del kompetanse. Det har blitt annerledes og nye behov ved nyansettelser i bibliotekene. Tønsberg har f.eks videreutdanning av en av sine bibliotekarer innen markedsføring på BI.

Det er behov for mer kompetanse på bibliotekstudiet i forhold til bibliotekenes nye rolle.

Viktig at fylkesbibliotekene også følger opp med kompetansetiltak. Kompetanseutvikling har vært avgjørende for prosjektets suksess.

Fra lydkurs på kulturhuset Bølgen i Larvik1979306_595374943918928_3930123682223669601_o

 

Omforming av bibliotekrommene – kaféordning og cateringavtaler – mål og resultat fysisk

 

Horten: Det er planer om investering for kafe i 2017. Friske midler til investering er satt til Kr 400.000. Kjersti With har vært brukt som konsulent via prosjektet «Rom for flere».

I 2015 ble det avsatt kr 700 000 i friske investeringsmidler til inventar og utstyr i biblioteklokalene.

Tønsberg: Kommunen er fortsatt i Robek-registeret, noe som betyr ingen ekstra midler. Biblioteket gjør alt de kan innenfor eksisterende rammer, og har hatt stort utbytte av Mette Millings og Håvard Legreids ekspertise.

Larvik: Mette Millings metoder og metodikk har fungert godt for hele personalet. Har vært fint å jobbe etter en plan med fokus på funksjoner og ikke masse detaljer. Metoden ga raske resultater og kjappe gevinster. Rommene har blitt mer funksjonelle og hensiktsmessige, med flere soner ny stasjonær scene. Borgernes langbord er mye brukt for flere målgrupper samtidig.

Sandefjord: Fortsatt planer om nytt bibliotek. Dersom dette utsettes, vil det bli avgitt større plass til biblioteket i kulturhuset.

Flyer som bildefil s1Flyer som bildefil s2

”Tenke det – ville det – gjøre det med?” 2 konferanser – hva oppnådde vi?

Vi fikk formidlet tankene våre, og fikk vist at prosjektet har vært en suksess. Vi fikk føle på at vi lå litt foran i løypa når det gjaldt utviklingen av biblioteket som arrangør. En stor inspirasjon til å jobbe videre med det. Å kunne sammenligne oss litt med de store aktørene på område, og se at vi ikke hang langt bak. Totalt sett ble de to konferansedagene en skikkelig boost for selvtilliten. Konferansen var med på å tydeliggjøre og synliggjøre prosjektet. Vi vet at bibliotekene som dialogmøteplasser fungerer, og det kom godt fram på konferansen. Fylkesbiblioteket hadde en sentral rolle med å tilrettelegge og arrangere konferansedagene.

Prosjektgruppa i arbeid

Samarbeid og samhandling internt og mellom bibliotekene, herunder personalressurser avsatt og behov – hva har vi erfart?

Det viste seg fort at 20% prosjektlederstilling ble altfor lite, og den ble derfor økt til 50 % fra 2014 etter mer støtte fra NB. Prosjektlederstillingen ble lagt til fylkesbiblioteket fra 2014, og prosjektleder har hatt Litteraturhus Vestfold som hovedjobb i 2014 og 2015. Prosjektleder i 2013 takkes for solid innsats og et godt grunnlag for prosjektet. Vestfold fylkesbibliotek har vært en god støttespiller for litteraturhusbibliotekene som pådriver og med prosjektleder i større stilling enn i starten.

Sandefjord: Lokal prosjektleder har fungert svært godt, til tross for at hun var nyansatt da prosjektet startet. Biblioteket har ikke overtidsbudsjett, avspasering praktiseres. Viktig å være fleksibel både for arbeidsgiver og arbeidstaker. Barneavdelingen har ikke vært involvert i prosjektet pga begrensning av denne målgruppa i prosjektperioden. Ellers har arrangementsgruppe og øvrig personell i voksenavdelingen vært engasjert. Det vil bli økning av inngangspenger framover for å oppretteholde kvaliteten på arrangementene.

Larvik: Det har vært en god lokal prosjektleder og en sterk arrangementsgruppe som har fått til involvering internt. 3 personer pleier å være til stede på arrangementene pluss de som er på vakt. Det legges opp til overtid eller avspaseringstimer. Godt internt samarbeid med arrangementsgruppa, barneavdelingen og biblioteksjefen. Prosjektgruppa har gitt mange gode råd underveis. Biblioteket har hatt et ekstra trøkk i prosjektperioden. Lokal prosjektleder har fått avsatt 50 % stilling til å jobbe med prosjektet. Arrangementer er en del av bibliotekets formidling, og det kjøpes ikke inn like mange eksemplarer av medier som før.

Tønsberg: Egen arrangementsavdeling ble etablert i 2012. Eget programråd fungerer godt nå Egen PR-bibliotekar i arrangementsavdelingen. Avdelingen har totalt sett fått flere ansatte. Personalet fordeles på arrangementer. Det er opprettet egen regnskapsmessig kode for arrangementer, som viser overtid, inntekter og utgifter. Det settes av mye tid til å booke og organisere arrangementene via Excelark, kalendre o.l. Det er etablert en kalender for hele personalet for å gi nødvendig oversikt for alle. LHB er en naturlig del av drifta, og prioriteres. Biblioteket har laget en strategisk plan for arrangement, omforming av bibliotekrom, samlingsutviklingsplan og litteraturformidling. Dette skaper stolthet og eierskap blant de ansatte. Kassering er viktig. Det er vilje og evne til å omprioritere, og dermed tid til å arrangere. Ny vaktplan har blitt et resultat av prosjektet, hvor det tenkes ressurseffektivt.

Horten: Har erfart at det ble brukt langt mer personalressurser enn først beregnet, oppimot 50 flere kveldsvakter i løpet av et år. Biblioteket praktiserer ikke overtid, og det blir ofte et problem med mange fleksitimer. Det må vurderes hvor mye press det enkelte bibliotek tåler. Horten bibliotek har brukt mye tid og penger på prosjektet. Dette har skapt en positiv holdningsendring blant personalet, som står samlet om LHB. Prioritering av arbeidsoppgaver er gjort bevisst utfra rammestyring og planverk. Programmering går kjappere og kjappere. Kompetanseheving på arrangementer må fortsette.

 

Hvilken «Vestfoldmodell» for Litteraturhusbibliotek sitter vi igjen med og kan tilby?

Vi bruker erfaringer fra tidligere merkevarebygging av Vestfoldbibliotekene. Vår modell krever bibliotek av en viss størrelse, arrangørkompetanse, markedsføring og programmering for å kunne kalles litteraturhusbibliotek. Lengden på prosjektet har gjort det godt integrert i driften. Det skal bygges opp mer kompetanse og profesjonalisering. Vi skal framstå som en profesjonell organisasjon. Vi har lært hvordan vi skal bruke lokalsamfunnet og dets ressurspersoner. Vi anbefaler trykt programhefte for best mulig markedsføring av arrangementer.

Hvordan kan erfaringene fra Vestfold brukes til arenautvikling? Oppsummering ved Monica Helvig, Nasjonalbiblioteket

 Lokal forankring er viktig. Det samme gjelder utstyr til arenautvikling. Egenandelen vil økes år for år. Skaff en oversikt over sammenlignbare tall fra bibliotekstatistikken. Vær bevisst på når maksimum for antall arrangementer er nådd. Ta det litt med ro i forhold til å arrangere debatter. Hva er viktig for lokalbefolkningen når det gjelder type arrangementer?

Skap den opplyste samtalen for publikum, gjerne med ulike vinklinger.

Ha fokus på publikums medvirkning.

Målgrupper:

Bibliotekene er i utgangspunktet for alle, men målgruppene spisser seg på programpostene.

 Hva er et litteraturhusbibliotek?

Arrangementene er en prioritert oppgave – rydd opp i «skap og skuffer» og fjern unødvendige og tidkrevende rutineoppgaver.

Det forventes høy kvalitet på innholdet, samt en viss hyppighet.

Innta en profesjonell vertsskapsrolle.

Fortsett å skape tydelig profil innen LHB.

Spiss og prioriter utheving av det viktigste i programkatalogen, ikke ta med alt!

Bruk profilmaterialet som er innarbeidet benyttet i prosjektet også etterpå! (Tar tid å bygge omdømme, skape bildet. Kort tid å rive ned)

Anbefaler alle større prosjekt å sette av tid til startsamling med alle involverte for å skape felles eierskap og bevissthet ift hva som er viktig i prosjektet!

Suksessfaktorer for Litteraturhus Vestfold:

Gjennomtenkt og godt prosjekt

Sterkt fylkesbibliotek (som leverte sterk søknad)

Samarbeidet i LHB preges av åpenhet og stor takhøyde

Stor synlighet i lokalmiljøene

Vel anvendte statlige kroner!

 

Avslutning  av samlingen ved fylkesbiblioteksjef  Unni Minsås

 Nå: LHB i drift – prosjektleder er viktig å ha. Det samme gjelder katalog.

Programmering må være strukturert, men også være åpen for aktuelle saker og tilbud.

Vær synlig – dette er viktig for politikerne og befolkningen. Programmeringen skaper stolthet hos staben. LHB må ha en viss størrelse, men elementer kan implementeres i små og mellomstore bibliotek. Husk intern markedsføring i bibliotekene, personalet må vite hva som skal foregå. I tillegg til rapport til NB må det utarbeides en praktisk rapport som skal vise kjernen og det konkrete. Lage en slags «to do- list» med fokus på det praktiske arbeidet.

Vi må skape en aktiv delingskultur som vi kan fortsette etter prosjektperioden. Ta imot besøk i litteraturhusbibliotekene – vi har mye å vise fram i Vestfold.

Døgnsamlingene i prosjektperioden har vært av stor betydning, det samme gjelder våre 2

konferanser. Det har vært fire ulike bibliotek som har samarbeidet, men mye felles har blitt produsert likevel. Del, del, del!!

Vestfold fylkesbibliotek vil opprette et fagforum for litteraturformidling og et fagforum for arrangementer som en forlengelse av prosjekt Litteraturhus Vestfold.

Det må bl.a fokuseres på LU, LHB videre og Poesihovedstaden.

Bruk profilelementene i LHB aktivt videre!

bilde (1)

 

 

 

 

Publisert i Uncategorized | Legg igjen en kommentar

Arrangementsstatistikk i litteraturhusbibliotekene i prosjektperioden

Et viktig mål for Litteraturhus Vestfold har vært å bidra til økt engasjement i vestfoldsamfunnet rundt offentlig debatt og litterære arrangementer. Visjonen for litteraturhusbibliotekene har vært at de skal være fyrtårn i Vestfold når det gjelder litteratur og offentlig ordskifte.

10455854_10152467942110516_7157694934409480899_n

Etter endt prosjektperiode er den nasjonale bibliotekstatistikken for de siste 5 årene blitt benyttet for å sjekke ut om vi har greid å oppnå en økning i antall arrangementer og antall frammøtte.

 

ARRANGEMENTER 2011 2012 2013 2014 2015
Horten bibliotek 58 48 81 119 133
Larvik bibliotek 20 213 45 60 68
Sandefjord bibliotek 110 128 132 159 172
Tønsberg og Nøtterøy 180 208 318 390 467

 

FRAMMØTTE 2011 2012 2013 2014 2015
Horten bibliotek 2233 2337 2671 4689 4066
Larvik bibliotek 1751 3673 2247 2233 3143
Sandefjord bibliotek 3138 5953 5465 6279 6259
Tønsberg og Nøtterøy 4428 7134 12457 12225 13522

Tall for 2015 for Larvik er rettet, og står med fet skrift.

Antall arrangementer har steget gjennom hele prosjektperioden. Det har også vært stigning i antall frammøtte mot slutten av prosjektet.

antall arrangementer

antall frammøtte

 

1907564_725671324131695_1811518839_n

Fra et arrangement om lykke i Sandefjord  

bilde (11)

       Besøkstallene for Tønsberg er gode, og bibliotekets kafe er populær

 

Publisert i Arrangementer, Statistikk | Legg igjen en kommentar

Gro Dahles prolog til åpningen av Litteraturhus Vestfold

I disse dager evalueres det 3-årige prosjektet Litteraturhus Vestfold. Minnene fra prosjektperioden er mange og gode, ikke minst de gangene Gro Dahles prolog til prosjektets offisielle åpning har blitt framført. Urframføringen ble gjort i de 4 litteraturhusbibliotekene samtidig den 21. september 2013.

Prologen finner du her , og det passer godt å dele disse ordene nå på Verdens poesidag den 21. mars.

gro

Gro Dahle leser Litteraturhus Vestfold sin prolog på prosjektets nordiske konferanse «Tenke det – ville det – gjøre det» i mars 2015.

 

 

Publisert i Konferanse | Legg igjen en kommentar